S’il est un sujet qui occupe l’esprit de beaucoup d’entrepreneur, c’est bien le sujet de la transformation digitale et de la dématérialisation. Ce n’est toutefois pas toujours pour les avantages et pour l’intérêt que peuvent revêtir ces évolutions logiques du monde de l’entreprise, dans une époque qui est en constante accélération. Pourtant, si ces révolutions sont en cours depuis plus d’une décennie et qu’elles continuent, c’est qu’elles apportent de véritables solutions aux acteurs économiques, quel que soit leur secteur d’activité.
Digitalisation et dématérialisation : les clés d’une activité accrue
Pour bien comprendre l’avenir de la dématérialisation, il faut savoir quelle forme prend déjà cette dernière au quotidien et son intérêt pour le business des entreprises. La dématérialisation passe par une série de procédé et processus impliquant les technologies de communication électronique, de l’automatisation et des interventions humains réduites ou largement simplifiées.
La dématérialisation dans les faits pour les entreprises
Concrètement, cela se traduit par la création, le partage et l’envoi de différents types d’éléments sans qu’ils soient jamais physiquement produits ou édités. L’un des exemples les plus couramment utilisés pour illustrer ce phénomène d’évolution des modes d’échange entre collaborateurs et sociétés est le formulaire de contact. Cet ensemble de champs à renseigner en ligne, dans lequel on va pouvoir soumettre plusieurs informations concernant l’émetteur, l’objet et la demande elle-même, est venu supplanter les échanges postaux plus anciens. Ces formulaires, dans lesquels des contrôles sont effectués informatiquement, sans intervention humaine, sur chaque champ, peuvent également contenu des pièces jointes. Ces dernières sont elles-mêmes issues de la dématérialisation.
Dématérialisation et business
En quoi ces évolutions modifient la manière de travailler et surtout pèse sur l’activité des entreprises de façon positive ? Cette dématérialisation a pour vertu de permettre des échanges plus efficients, car plus structurés et plus rapides. Là où les précédentes formes d’échanges pouvaient laisser place à une certaine inertie ou lenteur, la dématérialisation accélère les processus. Ce gain de temps est aussi un gain d’énergie et est synonyme d’une plus grande productivité au sein des équipes.
Cette accélération est, par extension, l’opportunité d’un plus grand volume d’activités : elle fonde en partie les bases d’une croissance des chiffres d’affaires, pérennisant par la même occasion les entreprises qui la mobilisent.
Dématérialisation et administration des entreprises
Pour ce qui est des échanges dématérialisés avec les organismes ou administrations extérieurs à l’entreprise, là encore la digitalisation et la dématérialisation des documents vient simplifier et accélérer les choses. Elle est par ailleurs source d’une réduction des erreurs possibles : l’automatisation et les connexions ainsi que les recoupements à différentes sources d’information vont permettre une saisie anticipée. Ainsi, les interlocuteurs impliqués dans l’échange n’ont qu’à vérifier, valider ou corriger puis signer électroniquement chaque document dématérialisé.
Si cette dématérialisation peut représenter des défis de taille pour un certain nombre d’acteurs, des solutions d’accompagnement à la transition, au déploiement et à l’optimisation de cette dernière existent. Il convient de solliciter les bons acteurs capables de faire passer le cap ou d’améliorer et d’accélérer encore les choses. La dématérialisation semble toutefois inévitable.
